Flex office: una nueva forma de trabajar

El mundo del trabajo ha experimentado un cambio profundo y acelerado en los últimos años, impulsado por la transformación digital y la búsqueda de una mayor flexibilidad. En este contexto de evolución constante, el concepto de flex office se ha consolidado como la respuesta más eficiente y moderna a las nuevas necesidades de grandes empresas y organizaciones.

Dejar atrás la oficina tradicional con puestos de trabajo fijos es ahora una tendencia global, que nació en mercados pioneros como el Reino Unido. Pero, ¿qué implica realmente el flex office? ¿Cómo afecta a los trabajadores y cómo se implementa para maximizar los beneficios?

¿Qué es el flex office?

El término flex office, siglas en inglés que significan "oficina flexible", describe un modelo de gestión de espacio de oficina en el que los colaboradores no tienen un puesto de trabajo asignado de forma permanente. Es un concepto centrado en la actividad, o activity-based working, que busca optimizar los espacios de trabajo en función de las necesidades del trabajo diario.

En este modelo, el trabajador elige cada día su lugar de trabajo dentro de la oficina flexible, que puede ser un despacho cerrado para concentración, una mesa en una zona colaborativa o una sala de reuniones para los equipos. Este sistema es fundamental para impulsar el auge del trabajo híbrido, donde los empleados alternan entre el trabajo remoto y la presencia en la oficina.

Características de un flex office exitoso

Un flex office bien diseñado se distingue por una serie de elementos que aseguran una experiencia de trabajo flexible de alta calidad para todos los empleados:

• Puestos de Trabajo No Fijos: La característica definitoria. El número de puestos de trabajo es inferior al número de trabajadores (más eficiencia), basándose en la ocupación media.
• Zonas Diversificadas: El espacio se divide en áreas especializadas: zonas de descanso, salas de reuniones formales e informales, áreas de silencio para el deep work, y zonas dinámicas para la colaboración espontánea. Esto permite a los colaboradores adaptar su entorno de trabajo a la tarea.
• Ergonomía Universal: Todo el mobiliario, desde sillas hasta mesas (idealmente regulables en altura), debe ser ergonómico y fácil de adaptar por parte de los usuarios para garantizar el bienestar físico de todos los empleados.
• Servicios y Tecnología Integrada: Conectividad impecable (Wi-Fi de alta calidad) y software para compartir y reservar puestos de trabajo y salas de reuniones. La transformación digital es el pilar.
• Almacenamiento Personal Seguro: Instalación de taquillas para que los colaboradores puedan guardar sus pertenencias y mantener el espacio de trabajo limpio y ordenado al final de la jornada.

El material de oficina esencial para el flex office

Para que los colaboradores puedan moverse con fluidez entre los lugares de trabajo y mantener la productividad, es crucial equiparlos con las herramientas adecuadas. El material de oficina en un flex office debe priorizar la portabilidad y la conectividad, asegurando que cada trabajador pueda configurar un espacio de trabajo funcional y ergonómico en segundos.

Equipamiento Personal de Alta Calidad

• Organizador de Escritorio Portátil (Toolbox): Este es quizás el elemento más importante. Permite a los colaboradores transportar de manera organizada útiles necesarios (cables, cargadores, bolígrafos, cuadernos) desde su taquilla o despacho a su puesto de trabajo temporal. La ligereza y la resistencia son claves.
• Auriculares con Cancelación de Ruido: En un entorno de trabajo abierto o compartido, los auriculares son indispensables para crear una "burbuja" de concentración, permitiendo el trabajo más enfocado y garantizando la privacidad en las llamadas, contribuyendo directamente a la productividad.
• Dispositivos Ergonómicos Personales: Se recomienda que los trabajadores utilicen sus propios ratones y teclados inalámbricos ergonómicos. Esto asegura que la interacción con el equipo de la oficina sea siempre cómoda, mejorando el bienestar y la prevención de lesiones.
• Adaptadores y Cables Universales: Un kit personal de adaptadores y cargadores (preferiblemente USB-C para mayor compatibilidad) reduce la dependencia del equipamiento fijo del puesto de trabajo y facilita la vida del trabajo flexible.

Infraestructura de Servicios en la Oficina

• Estaciones de Acoplamiento (Docks): Cada puesto de trabajo debe contar con una estación de acoplamiento universal (que se conecta al portátil con un único cable) para acceder instantáneamente a monitores externos y otros periféricos. Esto garantiza una experiencia de trabajo de alta calidad.
• Monitores Ajustables: Ofrecer pantallas grandes y fáciles de adaptar en altura y ángulo es fundamental para la ergonomía del trabajo más intensivo.
• Software para Compartir y Reservar: La transformación digital se materializa en aplicaciones que permiten a los usuarios ver la disponibilidad de puestos de trabajo y salas de reuniones en tiempo real y reservarlos fácilmente. Esto proporciona más información para la gestión del espacio.

Al priorizar este tipo de servicios y equipamiento, la empresa demuestra su compromiso con el bienestar y la productividad de los equipos.

¿Cuáles son los beneficios del flex office?

La decisión de adoptar el flex office ofrece a grandes empresas y organizaciones una serie de ventajas estratégicas y operacionales que justifican este cambio de modelo.

Beneficios Estratégicos y Financieros (Empresa)

• Optimización de Costos: El principal aliciente para muchas organizaciones. Al reducir la cantidad de espacio de oficina necesario (ya que no todos los empleados están a tiempo completo en el mismo lugar de trabajo), se logran ahorros significativos en costes inmobiliarios y operativos.
• Atracción y Retención de Talento: Ofrecer un trabajo flexible y un entorno de trabajo moderno y bien equipado es una de las mejores oportunidades para posicionarse como un empleador atractivo, especialmente para las nuevas generaciones de trabajadores.
• Escalabilidad: El modelo de oficina flexible permite a la empresa adaptar su espacio de trabajo a las fluctuaciones de personal y al crecimiento sin los altos costes y la rigidez de los contratos inmobiliarios tradicionales.

Beneficios para el Bienestar y la Productividad (Colaboradores)

Mejora de la Calidad de Vida: La flexibilidad para combinar el trabajo remoto con el trabajo presencial reduce el tiempo de desplazamiento y aumenta el equilibrio entre la vida personal y laboral, fomentando el bienestar de los trabajadores.

• Impulso a la Colaboración y Networking: Al rotar puestos de trabajo, los colaboradores tienen más oportunidades de interactuar con personas de diferentes equipos y departamentos, lo que favorece un trabajo más colaborativo y promueve la innovación.
• Aumento de la Productividad: El trabajador puede elegir el espacio (tranquilo, dinámico, de pie, etc.) que mejor se adapte a su tarea, lo que optimiza su concentración y eficiencia, resultando en una mayor productividad.

¿Cómo se implementa el flex office?

La implementación del flex office es un proyecto de transformación digital y cultural que requiere una estrategia bien definida, liderada por los gerentes.

1. Auditoría de Usos y Necesidades: Antes de cualquier cambio, es vital analizar el uso real de la oficina actual. ¿Qué equipos acuden más a menudo? ¿Qué tipo de espacio (individual o colaborativo) se utiliza más? Esta fase proporciona más información para diseñar el espacio de oficina futuro.
2. Diseño de Espacios Centrado en la Actividad: El diseño debe priorizar la variedad: salas de reuniones de diferentes tamaños, despachos individuales que se puedan reservar, zonas de descanso y cafeterías con un diseño similar al de un coworking boutique para promover la socialización.
3. Tecnología y Servicios: Implementar el software para compartir puestos de trabajo y asegurar que la infraestructura tecnológica (puntos de conexión, servicios de impresión) sea fiable y uniforme en todos los lugares de trabajo.
4. Gestión del Cambio y Comunicación: Los gerentes deben liderar la comunicación del concepto de flex office, explicando claramente las ventajas y las nuevas reglas de trabajo (limpieza del puesto de trabajo al salir, reserva de espacio). Es vital abordar las preocupaciones de los colaboradores sobre la pérdida de su escritorio fijo.
5. Revisión y Ajuste: El flex office es un modelo vivo. Se deben realizar revisiones periódicas con los usuarios para medir la satisfacción y adaptar el espacio y los servicios aún más a las necesidades reales.

¿Qué empresas utilizan flex office?

La adopción del flex office ha dejado de ser exclusiva de las startups para convertirse en un estándar en grandes corporaciones y grandes empresas en todo el mundo. Este modelo es especialmente popular en sectores donde el trabajo flexible es clave.

• Tecnología y Finanzas: Empresas como Google, Microsoft, y grandes empresas del sector bancario y consultoría han dado el paso, buscando eficiencia y atraer a trabajadores orientados a la innovación.
• Operadores de Oficinas Flexibles: El auge de plataformas como IWG, WeWork o LOOM (la división de oficina flexible de Merlin Properties) confirma la demanda. Estas empresas están viendo cómo grandes empresas subcontratan una parte de sus espacios de oficina para ganar aún más flexibilidad y cobertura geográfica.
• Ejemplos en el Mercado Español: En mercados como España, el stock de oficinas flex en ciudades como Madrid y Barcelona ha crecido exponencialmente, con grandes empresas de diversos sectores (consultoría, telecomunicaciones) que utilizan este modelo para gestionar equipos que operan con un sistema de trabajo híbrido o de trabajo flexible a tiempo completo.

En conclusión, el flex office no es una moda, sino el futuro del espacio de trabajo que ofrece a grandes empresas las mejores oportunidades para lograr crecimiento sostenido, flexibilidad operativa y la máxima calidad de vida para los colaboradores.